Microsoft Office 365 SharePoint: Kolaborasi Mudah dan Cepat

Bagi anda yang awam mengenai Microsoft Office 365, ini adalah salah satu produk baru dari Microsoft. Microsoft Office 365 ini cocok sekali digunakan untuk kelas bisnis.

Ada empat komponen utama dari Microsoft Office 365 ini. Yang pertama adalah aplikasi Microsoft Office, Exchange Online, SharePoint Online dan Lync Online. Pendeknya, semua empat komponen tersebut dikelola oleh hosted di pusat data Microsoft. Dari keempat komponen diatas, kali ini akan membahas lebih mengenai Microsoft Office 365 SharePoint yang bertugas untuk mengelola dokumen saat berkolaborasi dengan rekan kerja lainnya.

Cara Kerja Microsoft Office 365

Dengan menggunakan Microsoft Office 365, anda tidak perlu membayar biaya bulanan untuk beberapa pengguna. Hal ini tentunya lebih murah dibanding anda harus menyewa atau mengelola server. Pada Office 365 ini tersedia berbagai pilihan paket yang ditawarkan.

Setiap orang pertama yang mendaftar pertama adalah administrator. Setelah itu orang tersebut dapat menambahkan beberapa pengguna baru. Pengguna baru yang ditambahkan tersebut dapat memiliki tingkat akses yang berbeda.

Nantinya akan dibuat akun email sekaligus password baru bagi para pengguna untuk informasi login ke portal Microsoft Office 365. Jika anda ingin melakukan berbagi file, kolaborasi pesan instan ataupun video conference HD hingga rapat online, anda dapat melakukannya dengan memakai Lync Online. Tentunya anda menginstalnya.

Pengguna dapat log in dan memasukkan password (sebaiknya diubah) untuk log in pertama kalinya. Setelah itu pengguna dapat menggunakan aplikasi standar Microsoft dan tentunya beberapa fitur seperti Lync Online. Satu hal yang membedakan Microsoft Office 365 dengan Microsoft terdahulu ataupun yang lain, Office 365 ini yaitu memakai tekhnologi berbasis komputasi awan atau yang lebih dikenal dengan Cloud. Tekhnologi ini dapat bekerja darimana saja dan dengan perangkat apapun. Walaupun begitu anda juga bisa bekerja offline dengan memakai versi desktop office.

Jika anda ingin melakukan trial terhadap Microsoft Office 365, anda dapat mengunjungi situs Microsoft http://aka.ms/cobaoffice365. Akun ini berlaku hanya 30 hari. Setelah itu anda dapat memilih paket yang diinginkan.

Microsoft Office 365 SharePoint

Tekhnologi Share Point memungkinkan pengguna untuk berkolaborasi lebih baik dimana berfungsi sebagai tempat untuk penyimpanan berbagai dokumen. Namun ada pula yang menganggap Microsoft Office 365 SharePoint adalah sebuah mesin alur kerja yang digunakan untuk mengotomasi tugas-tugas yang rutin dilakukan setiap hari. Sesungguhnya Microsoft Office 365 SharePoint memiliki arti dan fungsi yang jauh lebih luas. Dalam hal ini Microsoft Office 365 SharePoint tidak dibandingkan dengan sekumpulan aplikasi seperti aplikasi Microsoft Office yang di dalamnya terdiri dari Ms excel, Ms Power Point, Ms Access, dll. Microsoft Share Point lebih kedalam aplikasi atay program. Aplikasi ini adalah sebuah platform berbasis web dimana anda dapat mempergunakannya sebagai alat kolaborasi yang canggih. Selain itu, Share Point juga dapat dipakai sebagai platform/landasan untuk memecahkan berbagai masalah dalam bisnis anda.

Peran Microsoft Office 365 SharePoint

Ketika anda membuka web, maka secara otomatis Microsoft Office 365 SharePoint akan membuat grup untuk situs tersebut sekaligus menetapkan izin akses yang dibutuhkan untuk grup tersebut. Tentunya jika anda berperan sebagai administrator, anda dapat menambahkan grup kustom sesuai dengan kebutuhan organisasi anda. Nantinya, grup Microsoft Office 365 SharePoint ini tidak hanya dapat digunakan individu, tetapi dengan grup atau sekumpulan pengguna. Untuk menggunakannya, anda (administrator) dapat menetapkan izin dari grup anda. Ada beberapa tingkatan izin yang akan menetukan tingkatan apa yang dimiliki pengguna. Jadi, anda dapat mengontrol apakah pengguna tersebut bisa hanya melihat atau mengubah bahkan mengelola situs. Microsoft Office 365 SharePoint akan secara otomatis menetapkan beberapa tingkat izin default.

Membuat dan Menyimpan Dokumen pada SharePoint

Dengan Microsoft Office 365, anda juga memiliki akses ke Office versi web (Office Online) tak perlu menginstal pada desktop anda. Caranya masuklah ke situs yang anda inginkan laalu pilih Dokumen. Setelah pada Dokumen, pilih tab File > Dokumen Baru >untuk membuat dokumen baru. Jika anda ingin memaksimalkan fungsi Word dari desktop klik Buka Dalam Word yang ada pada kanan atas layar dan dokumen akan terbuka dalam aplikasi Word versi desktop.

Menghubungkan SharePoint dengan Office

Jika anda menggunakan Microsoft Office versi desktop seperti Microsoft Office versi desktop (Microsoft Office 2010 atau 2013) dan bukan Microsoft Office 365 ingin tersambung pada Microsoft Office 365 SharePoint maka caranya adalah buka ke situs yang anda inginkan > Dokumen > Pustaka > Sambungkan ke Office > (grup Sambungkan dan Ekspor) > Tambahkan ke Situs SharePoint. Sebaliknya, jika anda tidak ingin Microsoft Office versi desktop anda tidak ingin terhubung ke SharePoint, maka caranya hampir sama dengan diatas namun ganti tambahkan ke situs SharePoint menjadi Hapus dari Situs SharePoint.

Co-Authoring pada SharePoint

Salah satu fitur terbaru pada SharePoint Online adalah kemampuan untuk bebeapa pengguna untuk mengedit satu dokumen dengan beberapa pengguna dalam waktu bersamaan. Kemampuan ini diberi nama Co-Authoring atau Co-Editing. Hal ini berarti tidak perlu untuk menunggu pengguna lain untuk melakukan editing sebelum anda melakukan editing. Walaupun ada dua pengguna atau lebih yang melakukan editing pada waktu bersamaan, maka anda tak perlu khawatir karena SharePoint dapat mengelola dengan baik editing anda dan rekan-rekan anda.