Rekaman CCTV Sebaiknya Disimpan Berapa Lama? Begini Cara Menentukannya

Tidak ada satu lama penyimpanan CCTV yang tepat untuk semua lokasi. Untuk menentukannya:

• Catat kapan insiden biasanya baru diketahui.

• Bedakan kebutuhan setiap area berdasarkan risikonya.

• Tentukan detail rekaman yang perlu dipertahankan.

• Pilih mode dan jadwal perekaman setiap kamera.

• Hitung kebutuhan storage dari konfigurasi yang sebenarnya.

• Tambahkan ruang untuk sistem, redundansi, dan pertumbuhan.

• Uji apakah rekaman tetap tersedia serta dapat diputar.

Target lama simpan sebaiknya ditentukan lebih dahulu. Setelah itu, kapasitas NVR dan hard disk untuk CCTV dihitung agar rekaman tidak terhapus sebelum dibutuhkan.

Kehilangan barang mungkin baru diketahui saat pemeriksaan stok, sedangkan kejadian di pintu masuk bisa diketahui pada hari yang sama. Perbedaan waktu tersebut membuat kebutuhan retensi rekaman CCTV setiap lokasi dapat berbeda.

Anugrah Pratama menjual kategori produk sistem keamanan CCTV, termasuk kamera CCTV, NVR, dan perangkat penyimpanan, serta menyediakan jasa pemasangan CCTV. Karena itu, perencanaan sistem sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan jumlah kamera, tetapi juga durasi penyimpanan rekaman CCTV yang benar-benar dibutuhkan.

Untuk menentukan target tersebut, mulai dari kebutuhan pemeriksaan di lapangan, kemudian terjemahkan menjadi kualitas video, mode rekam, dan kapasitas hard disk CCTV yang diperlukan.

Catatan: Artikel ini tidak menetapkan masa simpan legal universal untuk seluruh sektor. Pengelolaan, akses, penyimpanan, dan penghapusan rekaman perlu mengikuti kebijakan organisasi serta ketentuan yang berlaku pada kegiatan dan sektor masing-masing.

Catat Kapan Insiden Biasanya Baru Diketahui

Lama penyimpanan CCTV sebaiknya cukup untuk menutup jeda antara terjadinya insiden dan saat tim mulai melakukan pemeriksaan. Semakin lama suatu masalah biasanya baru diketahui, semakin panjang pula target retensi yang perlu dipertimbangkan.

Gunakan kejadian yang benar-benar mungkin terjadi di lokasi sebagai dasar, misalnya:

• Kehilangan barang baru diketahui saat pemeriksaan stok.
• Selisih transaksi ditemukan setelah laporan diperiksa.
• Kerusakan fasilitas dilaporkan beberapa hari kemudian.
• Keluhan pengunjung diterima setelah kejadian.
• Akses ilegal diketahui melalui audit.
• Insiden parkir dilaporkan setelah pemilik kendaraan kembali.
• Aktivitas mencurigakan diketahui saat pergantian shift.
• Pelanggaran prosedur ditemukan melalui pemeriksaan rutin.

Catatan sederhana berikut dapat membantu menentukan target awal durasi penyimpanan rekaman CCTV.

Dengan cara ini, pertanyaan rekaman CCTV tersimpan berapa lama dijawab berdasarkan kebutuhan pemeriksaan, bukan sekadar mengikuti angka yang umum digunakan.

Bedakan Lama Penyimpanan Berdasarkan Risiko Setiap Area

Tidak semua kamera perlu memiliki prioritas retensi rekaman CCTV yang sama. Area transaksi, gudang, ruang server, parkir, dan koridor memiliki risiko serta kebutuhan pemeriksaan yang berbeda.

Untuk setiap area, tanyakan:

• Kejadian apa yang mungkin terjadi?
• Seberapa cepat kejadian biasanya diketahui?
• Seberapa besar dampaknya?
• Siapa yang akan memeriksa rekaman?
• Apakah rekaman digunakan untuk evaluasi rutin atau investigasi?
• Apakah terdapat kebijakan internal mengenai masa simpan?
• Apakah terdapat persyaratan khusus yang perlu diverifikasi?

Jika sistem memungkinkan konfigurasi berbeda, area dengan kebutuhan investigasi lebih panjang dapat diberikan target lama penyimpanan CCTV yang berbeda dari area berisiko rendah. Pendekatan ini juga membantu mengalokasikan kapasitas hard disk CCTV secara lebih terarah.

Tentukan Detail Rekaman yang Perlu Dipertahankan

Durasi penyimpanan rekaman CCTV tidak dapat dipisahkan dari kualitas video. Rekaman perlu mempertahankan detail yang memang dibutuhkan untuk pemeriksaan, tanpa sekadar menurunkan kualitas demi mendapatkan masa simpan lebih panjang.

Tentukan apakah rekaman perlu memperlihatkan:

• Keberadaan manusia atau kendaraan.
• Arah pergerakan.
• Aktivitas di dalam area.
• Wajah pada jarak tertentu.
• Pelat nomor kendaraan.
• Barang yang dibawa.
• Detail transaksi.
• Waktu kejadian.
• Interaksi beberapa orang.
• Perubahan pada aset atau fasilitas.

Bitrate merupakan parameter utama yang memengaruhi kebutuhan kapasitas untuk periode retensi tertentu. Resolusi dapat memberi gambaran kebutuhan, tetapi bitrate aktual tetap perlu diperhatikan karena dapat berbeda pada kamera dengan resolusi yang sama.

Jangan memperpanjang lama penyimpanan CCTV dengan menurunkan kualitas secara berlebihan jika hasil rekaman akhirnya tidak dapat menjawab kebutuhan pemeriksaan.

Pilih Mode dan Jadwal Perekaman Setiap Kamera

Mode perekaman memengaruhi jumlah data pada penyimpanan NVR sekaligus risiko kehilangan kejadian. Karena itu, pilih mode berdasarkan fungsi setiap kamera.

1. Continuous Recording

Kamera merekam terus-menerus sesuai jadwal. Mode ini cocok ketika setiap momen perlu tersedia atau risiko kehilangan kejadian tidak dapat diterima, tetapi kebutuhan hard disk untuk CCTV cenderung lebih besar.

2. Scheduled Recording

Kamera hanya merekam pada jadwal tertentu, misalnya selama jam operasional atau setelah lokasi ditutup. Jadwal perlu mencakup periode sebelum dan sesudah jam utama apabila aktivitas penting masih berlangsung.

3. Event-Based Recording

Kamera merekam ketika gerakan atau analitik tertentu mendeteksi kejadian. Mode ini dapat mengurangi data yang disimpan, tetapi deteksinya perlu diuji agar kejadian penting tidak terlewat.

4. Kombinasi Beberapa Mode

Satu area juga dapat menggunakan kombinasi beberapa mode perekaman. Misalnya, kamera merekam terus-menerus selama jam operasional, kemudian beralih ke event-based recording setelah kantor tutup. Pengaturan seperti ini perlu disesuaikan dengan aktivitas di setiap area dan kemampuan kamera maupun recorder yang digunakan.

Mode perekaman tersebut juga berpengaruh pada jumlah data yang perlu disimpan. Karena itu, lama penyimpanan CCTV sebaiknya dihitung berdasarkan konfigurasi perekaman yang benar-benar digunakan, bukan hanya berdasarkan ukuran hard disk.

Konsultasikan kebutuhan CCTV Anda bersama Anugrah Pratama yang menawarkan solusi produk sistem keamanan CCTV terpercaya.

Hitung Storage dari Konfigurasi CCTV yang Sebenarnya

Setelah target retensi rekaman CCTV, kualitas, dan mode rekam ditentukan, barulah lakukan cara menghitung storage CCTV berdasarkan konfigurasi yang sebenarnya.

Siapkan data berikut:

• Jumlah kamera: semakin banyak kamera yang merekam, semakin besar total ruang penyimpanan yang dibutuhkan.
• Resolusi setiap kamera: menunjukkan tingkat detail gambar yang direkam dan ikut memengaruhi jumlah data video.
• Frame rate: menunjukkan jumlah frame yang direkam setiap detik. Frame rate yang lebih tinggi dapat menambah kebutuhan penyimpanan.
• Bitrate: menunjukkan jumlah data video yang dihasilkan dalam periode tertentu dan menjadi salah satu faktor utama dalam menghitung kebutuhan storage.
• Codec atau metode kompresi: menentukan bagaimana data video dikompresi sehingga ukuran file dapat berbeda meskipun durasi rekamannya sama.
• Jumlah jam rekam per hari: kamera yang merekam selama 24 jam tentu menghasilkan lebih banyak data dibanding kamera yang hanya aktif beberapa jam.
• Mode continuous atau event: continuous recording merekam secara terus-menerus, sedangkan event recording hanya merekam ketika kondisi tertentu terdeteksi.
• Perkiraan waktu aktif event recording: digunakan untuk memperkirakan seberapa sering kamera dengan mode event benar-benar menghasilkan rekaman.
• Rekaman audio jika digunakan: audio menambah data yang perlu disimpan bersama video.
• Target lama penyimpanan: menentukan berapa lama rekaman harus tetap tersedia sebelum ditimpa oleh rekaman baru.
• Konfigurasi hard disk dan NVR: menentukan kapasitas penyimpanan yang tersedia dan bagaimana ruang tersebut digunakan oleh sistem.

Rumus dasarnya dapat ditulis sebagai:

Kebutuhan data = bitrate × durasi rekam × jumlah kamera

Hasil tersebut kemudian dikonversi ke satuan kapasitas penyimpanan yang sesuai. Jika konfigurasi setiap kamera berbeda, perhitungannya perlu dilakukan per kelompok kamera lalu dijumlahkan.

Hasil cara menghitung storage CCTV tetap merupakan estimasi. Bitrate aktual dapat berubah, terutama ketika sistem menggunakan bitrate dinamis atau tingkat aktivitas dalam gambar berubah. Axis juga menjelaskan bahwa scene dengan aktivitas lebih tinggi dapat menghasilkan bitrate yang lebih besar.

Tambahkan Ruang untuk Sistem, Redundansi, dan Pertumbuhan

Kapasitas hard disk CCTV terpasang tidak selalu sama dengan kapasitas yang benar-benar tersedia untuk rekaman. Perhitungkan konfigurasi sistem sebelum menentukan apakah storage cukup untuk mencapai target retensi dengan memeriksa:

• Kapasitas efektif hard disk.
• Ruang yang digunakan sistem.
• Konfigurasi RAID jika digunakan.
• Redundansi.
• Penyimpanan metadata dan event.
• Rencana penambahan kamera.
• Kemungkinan peningkatan resolusi atau bitrate.
• Perubahan mode perekaman.
• Pertumbuhan kebutuhan masa simpan.
• Ruang cadangan agar storage tidak selalu penuh.

Bedakan pula empat istilah berikut:

• Kapasitas terpasang: total kapasitas seluruh hard disk.
• Kapasitas efektif: ruang yang benar-benar dapat digunakan setelah konfigurasi.
• Target retensi: jumlah hari rekaman yang ingin dipertahankan.
• Retensi aktual: jumlah hari rekaman yang benar-benar tersedia ketika sistem berjalan.

RAID juga tidak sama dengan backup. Redundansi disk membantu sistem menghadapi jenis kegagalan disk tertentu, sedangkan backup merupakan salinan terpisah yang perlu direncanakan sesuai kebutuhan.

Uji Apakah Rekaman Tetap Tersedia dan Dapat Digunakan

Setelah sistem berjalan, verifikasi lama penyimpanan CCTV yang benar-benar diperoleh. Jangan hanya mengandalkan estimasi awal atau informasi kapasitas pada hard disk.

Periksa:

• Tanggal rekaman paling lama yang masih tersedia.
• Kesesuaian jadwal rekam setiap kamera.
• Ada atau tidaknya periode rekaman kosong.
• Sinkronisasi waktu kamera dan recorder.
• Kejelasan detail yang dibutuhkan.
• Kemampuan pencarian berdasarkan tanggal atau event.
• Kelancaran playback.
• Kemampuan ekspor rekaman.
• Hak akses pengguna.
• Peringatan ketika storage bermasalah.
• Kesesuaian retensi aktual dengan target.

Lakukan simulasi insiden dan minta petugas mencari, memutar, serta mengekspor rekaman CCTV kantor berdasarkan waktu dan kamera tertentu. Cara ini membantu memastikan rekaman bukan hanya tersimpan, tetapi juga dapat digunakan saat pemeriksaan.

Gunakan Matriks untuk Menentukan Lama Penyimpanan

Sebelum menyatukan kebutuhan setiap kamera dalam matriks, pastikan perangkat yang digunakan memang sesuai dengan fungsi area. Panduan memilih CCTV berdasarkan kebutuhan area dapat membantu menentukan kebutuhan kamera sebelum menghitung storage dan target retensinya.

Selanjutnya, satukan kebutuhan operasional dan teknis agar target durasi penyimpanan rekaman CCTV dapat ditentukan sebelum pengadaan.

Gunakan target durasi berdasarkan kebutuhan pemeriksaan, bukan angka yang dipilih hanya karena umum digunakan. Jika organisasi memiliki kewajiban atau kebijakan tertentu mengenai penyimpanan rekaman, verifikasi persyaratan tersebut kepada pihak yang berwenang.

Atur Akses, Ekspor, dan Penghapusan Rekaman

Retensi rekaman CCTV perlu disertai aturan mengenai siapa yang dapat melihat, menyalin, mengekspor, dan menghapus rekaman. Pengaturan ini penting terutama ketika rekaman digunakan untuk investigasi atau pemeriksaan internal.

Tentukan:

• Pengguna yang dapat mengakses live view.
• Pengguna yang dapat memutar rekaman.
• Pihak yang dapat melakukan ekspor.
• Persetujuan untuk membagikan rekaman.
• Lokasi penyimpanan hasil ekspor.
• Pencatatan aktivitas pengguna.
• Proses penghapusan rekaman.
• Penanganan rekaman yang sedang digunakan untuk pemeriksaan.
• Perubahan akses ketika pegawai atau vendor tidak lagi bertugas.

FAQ tentang Lama Penyimpanan CCTV

Lama simpan CCTV dipengaruhi oleh kebutuhan pemeriksaan dan konfigurasi sistem. Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul ketika menentukan penyimpanan NVR dan kapasitas rekaman.

1. Apakah semua rekaman CCTV harus disimpan dalam durasi yang sama?

Tidak selalu. Target lama penyimpanan CCTV dapat berbeda jika risiko area, waktu insiden diketahui, dan kebutuhan pemeriksaannya berbeda.

2. Apakah resolusi lebih tinggi membuat rekaman lebih cepat terhapus?

Resolusi dapat memengaruhi kebutuhan storage, tetapi bukan satu-satunya faktor. Bitrate, codec, frame rate, aktivitas gambar, dan mode rekam juga memengaruhi jumlah data yang disimpan.

3. Apakah motion recording aman digunakan untuk semua area?

Tidak selalu. Jika kehilangan rekaman akibat kejadian yang tidak terdeteksi tidak dapat diterima, pertimbangkan mode lain atau kombinasi mode dan lakukan pengujian terlebih dahulu.

4. Mengapa kapasitas efektif lebih kecil daripada kapasitas hard disk terpasang?

Ruang yang dapat digunakan dapat berkurang karena formatting, fungsi sistem, dan konfigurasi penyimpanan. 

5. Apakah menambah hard disk selalu memperpanjang masa simpan?

Dapat memperpanjang masa simpan jika recorder mendukung kapasitas tambahan dan konfigurasi lainnya tidak berubah. Periksa batas jumlah disk dan kapasitas yang didukung NVR sebelum melakukan penambahan.

6. Bagaimana mengetahui lama simpan aktual?

Periksa tanggal rekaman paling lama yang masih dapat dicari dan diputar pada setiap kamera. Bandingkan hasil tersebut dengan target retensi rekaman CCTV yang telah ditetapkan.

Kesimpulan

Lama penyimpanan CCTV tidak sebaiknya ditentukan dari satu angka umum. Mulailah dari kapan insiden biasanya diketahui, risiko setiap area, serta detail rekaman yang perlu dipertahankan. Setelah target durasi ditentukan, lakukan cara menghitung storage CCTV berdasarkan bitrate, jumlah kamera, jam dan mode perekaman, kemudian pastikan kapasitas efektif NVR mampu memenuhi target tersebut. Terakhir, uji retensi aktual agar rekaman masih tersedia dan dapat digunakan ketika benar-benar dibutuhkan.

Hitung Penyimpanan CCTV sebelum Rekaman Penting Terhapus

Untuk menentukan rekaman CCTV tersimpan berapa lama, terutama rekaman CCTV kantor yang penting untuk operasional, Anugrah Pratama menjual kategori produk sistem keamanan CCTV, termasuk kamera CCTV, NVR, dan perangkat penyimpanan, serta menyediakan jasa pemasangan CCTV untuk kantor, instansi, sekolah, dan kebutuhan lainnya. Siapkan jumlah kamera, target lama penyimpanan CCTV, kebutuhan detail rekaman, serta mode perekaman agar kapasitas storage dapat dihitung sebelum pengadaan dan pemasangan sistem.

Anugrahpratama.com
Jl. Karimun Jawa no.2 Surabaya, 60281
Jawa Timur – Indonesia
Telepon: 031-5928580
Whatsapp: 08113127777