close

Tips Memilih Printer Kantor

Ketika printer laser dengan teknologi monokrom datang ke pasar printer, hal ini cukup mengejutkan dikarenakan printer jenis ini cukup laris pada pangsa pasar printer kantor. Namun, untuk saat ini memilih printer kantor dengan tepat merupakan salah satu tantangan tersendiri, dikarenakan banyaknya teknologi yang beredar dipasaran. Printer dengan jenis seperti inkjet, laser, LED atau solid-ink merupakan printer yang cocok digunakan di kantor dibandingkan dengan printer laser monokrom. Printer yang digunakan dikantor bisa berupa printer multifungsi atau single-function.Fujitsu-ScanSnap-ix500-6

Lalu bagaimana kita memilih printer kantor yang sesuai dengan level bisnis kita? berapa banyak uang yang perlu kita keluarkan untuk membeli printer kantor? Tentu saja membutuhkan waktu untuk memahami beberapa pertimbangan, seperti dokumen apa yang akan anda cetak, berapa banyak yang akan anda cetak atau fitur apa yang anda butuhkan. Ingat, anda juga harus mempertimbangkan pengeluaran dari setiap dokumen yang anda cetak.

Kami akan membantu anda menjawab beberapa pertanyaan-pertanyaan diatas dengan memberikan berbagai saran yang bisa  dipertimbangkan dalam memilih printer kantor sesuai dengan level bisnis anda.

Pilihlah printer termurah untuk pekerjaan anda

Anda tidak ingin menghabiskan dana yang terlalu berlebihan untuk membeli printer kantor bukan? Anda bisa memilih printer kantor yang paling murah, namun sesuai dengan kebutuhan anda. Tapi, sebelum menentukan printer yang murah, kita terlebih dahulu membahas apa arti sebenarnya dari kata “murah” tersebut. Serta kemungkinan kenapa printer kantor murah ini mungkin bukanlah printer dengan harga yang terjangkau.

tips memilih printer kantor
Tentukan Budget

Model bisnis yang kini banyak digunakan oleh berbagai produsen printer adalah seperti ini: semakin rendah harga sebuah printer, maka akan semakin tinggi pula biaya pergantian tinta dan toner. Sebagai hasilnya, orang yang menginginkan keuntungan pada printer kantor dengan harga yang murah, namun biaya cetak yang tinggi adalah kantor yang kegiatan mencetaknya sangat rendah dan dengan begitu pergantian spare-part, tinta atau toner dilakukan dalam jangka waktu yang cukup lama. Berbeda lagi jika anda merupakan orang yang membeli printer dengan harga yang mahal, maka biaya cetak dan volume cetak printer tersebut biasanya jauh lebih banyak dan lebih murah.

Dari sini anda bisa mendapatkan kriteria pertama dalam memilih printer kantor yang sesuai dengan level bisnis anda.

Semua teknologi bagus untuk kebutuhannya masing-masing

Memilih sebuah mesin termasuk mesin cetak seperti ini tidak bisa berlandaskan berdasar teknologi yang digunakan, karena berbeda teknologi, maka berbeda pula kegunaannya. Contohnya, perbedaan kecepatan cetak juga mempengaruhi hasil cetak sebuah printer kantor yang ada. Jika kantor anda biasa mencetak dengan menggunakan kertas plain paper seperti letter, A4 atau Folio, atau spreadsheet dan mungkin kertas-kertas dokumen biasa dengan grafik yang minim maka printer dengan jenis laser monokrom atau LED printer merupakan printer yang sesuai untuk kebutuhan anda. Biaya konsumsi untuk printer jenis ini merupakan salah satu yang termurah dari berbagai jenis printer yang tersedia di pasaran.

tips memilih printer kantor
OKI B2200 salah satu contoh printer laser monokrom

Printer dengan teknologi laser berwarna atau LED merupakan perkembangan dari printer laser teknologi monokrom, tapi transisi ini menyebabkan kecepatan cetak yang menurun walau hasilnya tampak lebih baik. Salah satu kelemahan printer teknologi ini adalah menghabiskan banyak biaya dan perawatan yang cukup rumit, dengan begitu, mau tidak mau kantor yang menggunakan printer jenis ini harus menghindari kesalahan mencetak atau mencetak dokumen secara berlebihan. Jika tidak, maka pihak kantor sendirilah yang akan dirugikan.

Kualitas foto yang menawan merupakan salah satu hal yang bisa dipertimbangkan jika anda memilih printer jenis inkjet. Berbagai model printer kantor jenis ini siap bersaing dalam hal kecepatan dan kualitas cetak. Fleksibilitas media yang dimiliki oleh printer jenis inkjet merupakan salah satu alasan dibalik larisnya printer jenis ini. Beberapa model printer inkjet juga dilengkapi dengan ink-tank atau bahkan bisa mencetak langsung pada CD/DVD.

Printer dengan teknologi Solid-ink hanya tersedia dengan merek Xerox, printer jenis ini menggunakan teknologi yang unik. Cara mencetaknya yaitu dengan mencampurkan block waxlike dan menyemprotnya dengan cairan semiliquid melalui lubang kecil pada printhead langsung ke kertas yang akan dicetak. Tidak seperti toner atau cartridge tinta, ink block tidak menggunakan plastik sebagai tempatnya. Kualitas hasil cetak dari printer solid-ink ini sama seperti printer photo, lebih bagus daripada hasil foto printer teknologi inkjet. Teknologi ini bisa dipertimbangkan ketika anda memiliki kantor yang kecil dan menginginkan kecepatan cetak yang bagus seperti printer inkjet, namun hasilnya cukup bagus seperti printer laser atau LED.

tips memilih printer kantor
Teknologi printer solid-ink

Pastikan pekerjaan printer mengakomodasi pekerjaan kantor

Berapa banyak hasil cetak yang anda gunakan setiap harinya? Beberapa lembar sehari? Ratusan lembar? Atau ribuan lembar?

Apakah printer tersebut hanya anda yang menggunakannya? Atau ada staff yang mengoperasikan mesin tersebut?

Berbagai pertanyaan diatas harus bisa anda jawab sebelum memilih printer kantor yang sesuai untuk pekerjaan anda. Dengan mengetahui hal diatas akan membantu menghindarkan dari keadaan stuck dimana anda tidak bisa bekerja sama sekali. Mengetahui setiap kebutuhan akan mampu mendeskripsikan tiap fitur dari printer yang anda beli.

Anda bisa mempertimbangkan memilih printer dengan teknologi inkjet atau laser ketika anda merupakan satu-satunya user yang menggunakan mesin cetak tersebut dan tidak mencetak lebih dari ratusan dokumen tiap harinya. Printer dengan tipe ini biasanya memiliki kecepatan cetak yang rendah, dan tidak memiliki fitur yang mewah seperti automatic duplexing, namun harganya cukup rendah. Printer pada kategori ini biasanya menggunakan koneksi interface USB.

Untuk printer yang digunakan oleh berbagai user, menggunakan jaringan Ethernet akan lebih baik karena hal tersebut mendukung fasilitas sharing (berbagi) yang memudahkan. Anda juga bisa memilih printer yang memiliki fitur wireless agar bisa digunakan oleh beberapa orang dalam 1 tim, namun printer seperti itu memiliki kecepatan dan reliabilitas yang cenderung bervariasi.

Cara termudah untuk menentukan volume cetak sebuah printer adalah dengan menanyakan pada diri anda sendiri mengenai kebutuhan cetak anda tiap harinya. Untuk kebanyakan orang akan menjawab “mungkin tidak lebih dari sekali sehari”. Pahami penggunaan kertas perharinya dan pilih printer yang memiliki standart input yang sama atau bahkan melebihi standart penggunaan keseharian anda. Alangkah baiknya jika anda tetap menggunakan printer tersebut dibawah volume cetaknya. Ketika anda melakukan hal ini, otomatis printer anda akan lebih awet dan tahan lama.

Seberapa tinggi kecepatan cetak yang anda butuhkan

Ketika anda mengantisipasi volume cetak, hal tersebut secara tidak langsung berkaitan dengan seberapa cepat kecepatan mesin tersebut dan kekuatan pemrosesan data yang dimiliki oleh sebuah printer.

Dianjurkan agar anda memilih printer yang memiliki spesifikasi kecepatan cetak yang halus, mungkin printer dengan spesifikasi ini tidak akan merefleksikan penggunaan anda. Namun, printer yang memiliki kecepatan cetak yang halus mampu memberikan beberapa tanda mengenai tugas yang harus dicapai sebuah printer. Sebuah printer dengan kecepatan cetak dibawah 20 halaman per menit mungkin terlalu lama untuk ukuran printer kantor, kisaran kecepatan 20 ppm hingga 40 ppm merupakan kecepatan cetak yang standart bagi perkantoran. Dan kecepatan cetak diatas 40 ppm merupakan kecepatan cetak printer untuk kantor yang membutuhkan volume cetak yang tinggi.

Printer yang bergantung pada sebuah PC komputer umumnya tidak memiliki pengolahan gambar yang bagus. Malahan, mereka bergantung kepada PC untuk menangani pekerjaan tersebut. Untuk beberapa printer yang memiliki dedicated processor, semakin tinggi megahertz (MHz), maka semakin cepat printer tersebut dapat memproses, mengolah dan mencetak suatu dokumen.

Ukuran dan banyaknya pekerjaan yang anda bebankan mampu mengindikasikan seberapa besar memori yang dimiliki oleh printer anda. Untuk printer kantor biasanya menggunakan memori sebesar 64 MB hingga 256 MB. Model yang lebih bagus memiliki slot tambahan untuk memori mesin cetak tersebut.

Pemilihan paper-handling

Memilih printer kantor yang baik sebaiknya mempertimbangkan kapabilitas paper handling-nya dengan kebutuhan kantor anda. Dan bahkan pemilihan paper handling yang lebih besar dari kapasitas pekerjaan anda sangat dianjurkan untuk menangani pekerjaan yang berkembang di kemudian hari. Beberapa printer kantor kategori entry-level memiliki standart kapasitas input yang kecil, yaitu hanya sebatas 150 halaman, yang mana hal ini cukup kecil untuk perkantoran dan lebih tepat untuk sebuah grup kerja bukan kantor. Dan yang paling disayangkan printer kantor kategori entry-level ini tidak bisa ditambahkan lagi jumlah input kertasnya.

Untuk kategori mid-range, biasanya memiliki kapasitas input sebesar 250 halaman, beberapa printer memiliki slot tambahan sebagai paper-tray untuk menambahkan kapasitas input printer, atau jika anda mencetak pada kertas yang memiliki ketebalan yang tinggi.

tips memilih printer kantor
Paper handling yang panjang dan lurus mampu membantu mencetak dokumen apapun

Fitur automatic duplexing merupakan fitur yang bisa anda pertimbangkan dalam memilih printer kantor. Menggunakan fitur ini akan memperlambat kecepatan cetak sebuah printer, tapi penghematan dan keuntungan akan mengalir kedalam kantor anda dikarenakan fitur ini mampu menghemat tinta serta waktu yang ada.

Apakah ada dokumen yang tidak bisa dicetak oleh printer anda? Beberapa printer modern dapat mencetak berbagai dokumen seperti amplop, label, atau kartu index. Paper handling yang lurus dan panjang pada kebanyakan printer inkjet dan laser, serta manual slot feed pada beberapa printer lainnya mampu membantu kita dalam mencetak dokumen-dokumen seperti ini.

Single atau multifungsi?

Jika yang anda cetak adalah dokumen anda sendiri, anda mungkin tidak membutuhkan fitur multifungsi untuk sebuah printer. Tapi jika anda membutuhkan pekerjaan untuk mendigitalisasi sebuah dokumen untuk dibagikan dengan orang lain, anda bisa memilih printer kantor yang memiliki fitur multifungsi atau all-in-one. Selain itu printer multifungi bisa digunakan untuk kegiatan seperti fotokopi, scanning atau mungkin mengirim hasil scan langsung melalui email. Printer kantor all-in-one sebaiknya memiliki fitur automatic document feeder (ADF) sehingga memudahkan untuk melakukan scanning atau fotokopi terhadap dokumen yang banyak.

tips memilih printer kantor
Perbedaan printer single dan multifungsi

Meskipun printer multifungsi atau all-in-one ini merupakan printer yang baik untuk masa depan, printer ini masih memiliki beberapa keterbatasan. Jika kantor anda sangat sibuk, memforsir satu mesin cetak untuk melakukan beberapa pekerjaan karyawan anda, seperti mencetak, melakukan fotokopi dan scan atau bahkan mengirimkan fax dapat menyebabkan kerusakan pada printer anda, hal itu berdampak kepada pengguna yang akan merasa frustasi. Pertimbangkan pembelian printer yang memiliki kemampuan ADF, sehingga pekerjaan-pekerjaan kantor anda bisa lebih efisien.

Kesimpulan

“printer yang baik merupakan printer yang mampu mengakomodasi kebutuhan tanpa harus membebani kantong ”

Memilih printer kantor yang paling sesuai dengan kebutuhan anda tidak harus rumit atau mungkin anda harus membeli printer yang paling mahal. Semua terknologi yang tersedia berjalan dengan baik untuk kebutuhannya masing-masing

Jadi anda lebih baik fokus kepada kebutuhan dan kapabilitas yang anda butuhkan. Setelah mengamati berbagai printer yang tersedia dipasaran, anda bisa menentukan mana yang cocok untuk kebutuhan anda. Setelah itu lakukan pengecekan terhadap tinta atau toner dari printer tersebut, apakah tersedia dipasaran atau tidak, harganya mahal atau murah

Anda memiliki solusi lain dalam memilih printer kantor yang sesuai? Atau anda menggunakan beberapa cara diatas? Silahkan kirim komentar anda, kami menunggu kritik dan saran anda.

 

Leave a Response