Mengotimalkan Bisnis dengan Office 365

Office 365 merupakan salah satu produk dari Microsoft yang ditujukan untuk semua golongan bisnis, mulai dari bisnis skala kecil, menengah, hingga besar. Dengan Office 365, Anda dapat mengakses email, kontak, kalender, dan bekerja dengan semua dokumen penting Anda dari mana saja, kapan saja, dan pada perangkat apa pun tanpa harus bergantung pada suatu perangkat.

Paket berlangganan yang ditawarkan Office 365 juga menyertakan akses ke aplikasi Office plus layanan produktivitas berbasis awan (cloud computing) lainnya, seperti konferensi web dengan Lync, email yang dihosting di Exchange Online, penyimpanan online dengan OneDrive for Business sehingga memungkinkan pengguna dapat bekerja dengan produktif karena tetap terhubung dan dapat berinteraksi dari mana saja dan kapan saja.

Apa Itu Office 365?

Office 365 terdiri atas 4 komponen utama, yaitu aplikasi Microsoft Office, Exchange Online, SharePoint Online, dan Lync Online, di mana semua komponen tersebut diletakkan dan dikelola (hosted) di pusat data (data center) Microsoft. Exchange Online merupakan komponen layanan yang dapat mengatur dan menyimpan semua email pengguna dalam sebuah kotak pesan, menyimpan kontak, dan mengatur jadwal pribadi.

Selanjutnya, SharePoint Online bertugas untuk mengelola semua dokumen saat pengguna berkolaborasi dengan rekan kerja lainnya, termasuk di dalamnya menyusun jadwal, membagi tugas, dan informasi lainnya. Sedangkan Lync Online memungkinkan pengguna, mulai dari mengirim pesan instan hingga melakukan panggilan audio, maupun konferensi video berkualitas HD.

Untuk komponen aplikasi Microsoft Office sendiri, Office 365 menyediakannya dalam 3 bentuk; aplikasi desktop Office Professional Plus (ProPlus) terbaru (saat ini Office ProPlus 2013), Office Online yang dapat Anda buka melalui peramban web, dan Office on Demand yang dapat Anda stream langsung ke PC yang belum memiliki aplikasi Office.

Dengan Office Online, Anda dapat menggunakan Internet Explorer, Firefox, Chrome, atau Safari untuk melihat, membuat, dan mengedit dokumen Word, Excel, PowePoint, dan OneNote di komputer, ponsel Windows, iPhone, iPad, atau ponsel Android Anda.

Komponen kedua, yaitu Office on Demand melakukan streaming secara lengkap satu versi utuh program Office di setiap PC yang tersambung dengan koneksi Internet, Office on Demand mensyaratkan PC dengan sistem operasi Windows 7 atau Windows 8.

Dengan komponen terakhir, Office ProPlus, Anda akan memiliki versi aplikasi lengkap dan terbaru (saat ini Office ProPlus 2013) yang dapat diinstal hingga 5 PC atau Max, dan Anda tidak perlu terhubung ke internet untuk menggunakannya. Pengguna dapat menginstal langsung dari portal Office 365 jika mereka memiliki wewenang sebagai admin lokal pada komputer mereka.

Cara Kerja Office 365

Dengan Office 365, Anda hanya perlu membayar biaya bulanan untuk sejumlah pengguna, sehingga biaya yang dikeluarkan akan jauh lebih murah dibandingkan jika Anda harus mempekerjakan staf khusus untuk mengelola atau merawat server dan komputer pengguna. Office 365 menyediakan berbagai pilihan paket serta harga yang berbeda sesuai dengan kebutuhan Anda, dan untuk pilihan paket yang ditawarkan tersebut akan dibahas lebih lanjut secara lebih terinci.

Orang pertama yang mendaftar untuk Office 365 secara otomatis akan diberi hak sebagai administrator. Kemudian orang tersebut (administrator) dapat menentukan dan menambahkan pengguna baru. Pengguna baru yang ditambahkan dapat memiliki tingkat akses yang berbeda sehingga ada kemungkinan Anda dapat memiliki lebih dari satu administrator.

Akun email baru akan dibuatkan bagi pengguna untuk digunakan sebagai informasi login pengguna ke portal Office 365. Situs tim dapat dibuat dengan layanan SharePoint untuk berbagi file, berkolaborasi, pesan instan, video conferencing HD, serta rapat online. Semuanya dapat diakses melalui layanan Lync Online jika Anda menginstalnya.

Dan bagi pengguna yang berada dalam satu bisnis atau organisasi dengan Anda, mereka juga dapat mengakses portal Office 365 Anda dengan cara memasukkan alamat email mereka dan kata sandi yang sebelumnya telah diberikan oleh administrator.

Pengguna akan mengubah kata sandi ketika mereka log in untuk pertama kalinya. Dari tampilan pengguna, mereka kemudian dapat mengakses versi berbasis web dari Microsoft Office Apps, Outlook, dan SharePoint. Pengguna juga dapat mengakses Lync Online dan aplikasi versi Web dari Word, Excel, dan PowerPoint, untuk perangkat mobile mereka (apabila tersedia sesuai dengan paket berlangganan yang dipilih).Kelebihan dari Office 365 adalah teknologi berbasis komputasi awan, yang memungkinkan Anda untuk dapat bekerja dari mana saja dan dengan perangkat apa pun.

Meski demikian, Anda juga tetap dapat bekerja secara offline melalui aplikasi versi desktop Office Professional Plus yang dapat diinstal sampai 5 PC atau Mac.