Microsoft tampaknya tidak ingin tertinggal dengan pemanfaatan teknologi cloud computing, kini Microsoft hadir dengan sebuah inovasi baru untuk produknya bernama Office 365. Office 365, anggap sebagai Office yang sudah anda kenal, hanya lebih baik. Kalimat tersebut merupakan sebuah tagline dari pihak Microsoft untuk Office 365. Office 365 sendiri memiliki kinerja yang hampir sama dengan aplikasi Office versi desktop, Office 365 berjalan pada sistem cloud computing, sehingga diharapkan aplikasi ini bisa membantu pekerjaan masa kini yang sangat membutuhkan fleksibilitas.
Apa itu Office 365? Mari mengenal lebih jauh
Office 365 adalah sebuah layanan produktivitas dari Microsoft yang menyediakan seluruh komponen IT sebagai pelengkap dan penunjang bisnis anda. Office 365 sendiri berjalan pada cloud storage yang dimiliki oleh pihak Microsoft. Lalu apa keunggulan dari penggunaan teknologi cloud, anda dapat menerapkan cara bekerja yang baru seperti berikut:
1. Bekerja Lebih Produktif
Dengan aplikasi Office (Word, PowerPoint, Excel, dll) yang bisa di pasang sampai dengan 5 PC/Mac dan 5 tablet, tentunya anda tidak akan merasa ketergantungan pada 1 PC saja. Anda tetap bisa bekerja dengan perangkat apa saja, di mana saja dan kapan saja. Dengan fitur seperti diatas, diharapkan anda yang menggunakan Office 365 mampu mencapai kinerja yang lebih produktif, sehingga keuntungan dari perusahaan atau kantor anda bisa bertambah dengan signifikan melalui kerja yang efisien.
2. Simpan, Sinkronisasi dan Berbagi Konten
Dengan membeli Office 365, anda berarti juga akan mendapatkan layanan OneDrive for Business untuk mentimpan seluruh dokumen bisnis anda dalam cloud storage dan memiliki kesempatan untuk mengakses data tersebut dimana pun dan kapan pun. Selain itu anda juga bisa berbagi berkas yang anda miliki dengan rekan-rekan anda melalui fasilitas ini tanpa perlu khawatir mengenai kebocoran data yang ada.
3. Pengambilan Keputusan Lebih Baik
Anda akan dimudahkan ketika anda berlangganan Office 365 oleh berbagai fitur baru yang terdapat pada Office 365. Cukup dengan klik dan tarik, anda dapat membuat intisari dari data angka (pivot) dengan mudah di Excel. selain itu, anda bisa memanfaatkan peta online secara real time untuk menampilkan berbagai informasi yang cukup berguna untuk bisnis anda seperti, “Jumlah Penjualan Nasional” atau “Jumlah Produksi Nasional”. Tentunya hasil tersebut bisa lebih menarik dan mudah dipahami, semua ini berkat fitur baru bernama Power BI untuk Excel pada Office 365.
4. Tim Bekerja dalam Wadah yang Sama
Aplikasi Sharepoint yang merupakan bawaan ketika anda berlangganan sebuah layanan Office 365 akan membantu anda dalam membuat website khusus yang bertujuan sebagai wadah kolaborasi tim pada kantor anda. Anda dapat saling berbagi jadwal, status, catatan atau dokumen, bahkan anda diberikan sebuah fasilitas yang mampu memonitor setiap kerja anggota tim dari waktu ke waktu. Tentu saja hal ini akan terasa memudahkan bagi anda dan membuat kinerja tim anda menjadi lebih efisien.
5. Mencari Segala Sesuatu dengan Mudah
Jika usaha anda merupakan usaha yang cukup besar, dengan pegawai yang cukup banyak dan data yang telah mencapai ribuan atau bahkan ratusan ribu, tentunya anda akan cukup kewalahan dalam mencari pegawai, dokumen atau resource lain yang tersebar di lingkungan perusahaan. Office 365 dilengkapi dengan fitur e-Discovery yang akan memungkinkan kita mencari apa saja yang kita perlukan, seakan-akan kita memiliki search engine sendiri yang berada didalam perusahaan. Fitur ini tentunya akan membuat kinerja anda dalam memonitoring kebutuhan perusahaan akan semakin mudah dan efisien.
Dengan 5 pengertian diatas tampaknya telah memberikan gambaran secara umum bagi anda terhadap Office 365 sendiri. Terutama bagi anda yang memiliki usaha sendiri, Office 365 ini sangat cocok bagi anda yang mengingikan efisiensi kerja untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Lalu mengapa harus cloud computing, anda bisa menemukan alasannya berikut ini.
Kenapa harus cloud dan kenapa untuk badan usaha?
Sebenarnya jawabannya sangat mudah, yaitu tingkat kemudahan dan ke efektifitasan. Apalagi ketika dihadapkan pada usaha berskala internasional atau lebih dikenal sebagai usaha multinasional. Dengan sistem cloud pada office 365 ini sebuah perusahaan tidak perlu susah-susah menyediakan hardware yang tentunya akan sangat memakan biaya apalagi dengan jaringan yang begitu luas. Bila pengerjaan sebuah dokumen pada offline Office anda akan dihadapkan pada permasalahan data yang bertumpuk dan memakan storage yang sangat besar serta pengerjaan yang tidak terintegrasi, dengan Office 365 semua masalah itu dapat diatasi.
Kelebihan Menggunakan Office 365
1. Mengurangi Capital Expenditure (CAPEX) Anda
Konsep yang ditawarkan oleh Office 365 ini adalah berlangganan pada sebuah server Microsoft. Dengan konsep berlangganan akan membuat belanja pengeluaran IT anda bisa lebih terukur dan sangat ringan. Selain itu tersedia berbagai macam paket yang dapat dipilih sesuai dengan skala bisnis anda.
2. Lupakan Infrastruktur IT dan Pemeliharaannya
Dengan ide utama dari layanan Office 365 adalah agar kantor anda tidak perlu mengeluarkan biaya yang cukup mahal untuk membeli sebuah infrastruktur IT yang cukup mahal seperti server, tempat penyimpanan, dan lain lain. Anda hanya perlu berlangganan dan menggunakannya. Sehingga perhatian penuh dapat diberikan pada perkembangan bisnis anda.
3. Tumbuh Bersama Bisnis Anda
Perlu di ingat bahwa salah satu kelebihan menggunakan Office 365 terletak pada fleksibilitasnya. Tidak masalah jika anda menjalankan bisnis dengan potensi jumlah karyawan yang mampu bertumbuh dalam waktu cepat. Dengan menggunakan Office 365, hal tersebut mampu menambah ataupun mengurangi jumlah pengguna layanan yang dapat dilakukan dalam hitungan menit.
4. Sistem dan Hardware selalu up-to-date tanpa bingung installasi
Ketika suatu saat kita memiliki sebuah aplikasi pada komputer kita terkadang setelah beberapa lama tidak dipakai dan jarang terkoneksi dengan internet ternyata Software yang kita paka sudah jauh ketingalan jaman. Ketika akselerasi sftware yang begitu cepat, akselerasi hardware pun tak mau kalah, kita juga akan disibukkan dengan upgrade hardware atau bahkan harus membeli sepaket komputer baru yang tentu sangat memakan biaya apalagi bila diharuskan menganti semua komputer di seluruh cabang perusahaan kita. Inilah salah satu masalah yang juga telah dijawab oleh Office 365, tanpa bingung-bingung para subscriber dapat selalu mendapatkan update software dan hardware yang tentunya sangat mumpuni.
5. Kebebasan Untuk Bekerja Dalam Semua Perangkat
Dengan Mobilitas yang cukup tinggi akan memudahkan anda mengerjakan tugas lebih banyak dan anda bisa menyeimbangkan antara kehidupan pribadi dan kerja anda jika pekerjaan anda mampu selesai tepat waktu. Dengan mendapatkan mobilitas yang tinggi, anda akan mendapatkan pengalaman Office yang konsisten di seluruh perangkat, jadi anda dapat berpindah dengan mudah dari satu perangkat ke perangkat lainnya, tentunya anda juga memiliki keleluasaan untuk kembali lagi perangkat sebelumnya. Dengan aplikasi Office 365 dan berbagai perangkat keras yang sekarang cukup canggih, sangat memungkinkan anda melakukan mobilitas pekerjaan dengan baik. Anda dapat bekerja di mana saja dan dalam keadaan yang bagaimana saja.
